Почему туристические презентации часто проходят в Crowne Plaza и почти не проходят в Ратуше?

05.11.2013 - Новости

Автор: Екатерина АПАРИНА


Почему туристические презентации часто проходят в Crowne Plaza и почти не проходят в Ратуше?

Осень (впрочем, как и весна) традиционно считается высоким сезоном для различных деловых мероприятий. И сфера туризма здесь не исключение. В осенние месяцы деловая активность в туристических кругах, даже без учета туристической выставки, возрастает чуть ли не в разы. TIO.BY решил выяснить, какие конференц-залы чаще всего становятся «местом встречи» представителей турбизнеса?

«Упаковка» для мероприятия

Начнем с того, что сегодня свои услуги по аренде зала только в Минске предлагает не одна сотня учреждений. Среди тех, кто готов предложить участникам семинара, презентации, пресс-конференции или другого делового события свои площади – отели, дома культуры, дворцы республиканского значения, учреждения для молодежи, профсоюзные организации, модные рестораны, загородные клубы, частные коттеджи и сельские усадьбы. Весь вопрос заключается только в возможностях и желаниях заказчика: если одному для деловой встречи достаточно круглого стола и чашки кофе, то другому для проведения мероприятия необходим полный спектр услуг. Впрочем, что касается именно туристической сферы, то «велосипед» здесь никто не изобретает: с тех пор как в Минске появилось определенное количество отелей хорошего уровня, большая часть деловых туристических мероприятий проходит именно здесь. Конечная стоимость мероприятия зависит от количества гостей, его протяженности по времени, необходимости технического оснащения и формата организации питания (кофе-пауза, фуршет). При этом «стартовать» можно с самого минимального набора услуг, то есть аренды помещения на 1–2 часа. Стоимость часа аренды залов в таких отелях, как «Европа», «Минск», Crowne Plaza, начинается от 60–70 евро. Час, проведенный в конференц-залах гостиниц попроще, обойдется вам в 30–40 евро. На что еще стоит обращать внимание при выборе площадки для презентации? «В первую очередь заказчик должен соотносить тип зала с форматом и задачей мероприятия, его режиссурой, ожидаемыми впечатлением от него, – говорит Татьяна Белоусова, Глава представительства airBaltic в Беларуси. – В любом случае предпочтительно место с хорошей транспортной доступностью: желательно в центре у линии метро и одновременно с парковкой – согласитесь, для Минска это «челлендж». Зал должен иметь встроенное оборудование, климат-контроль, разные сценарии расстановки (со столами и без, варианты рассадки «театр», «классрум» и т.д.). Желательно, чтобы навигация к залу была простой, а места регистрации, кейтеринга и гардероб находились в непосредственной близости к залу, иначе участники по дороге «теряются» и неэкономно расходуется время. Если какой-то причине приходится идти на компромисс, не пренебрегайте указателями и помощью хостесс. Неудобно, если кофе-пауза накрывается в том же зале, где идет встреча, – это отвлекает от работы. Важно, чтобы ваше мероприятие сопровождал ивент-менеджер, что как раз и происходит в отелях премиум-класса, потому что у организаторов нет времени заниматься техническими деталями. Без крайней необходимости не стоит прибегать к услугам разных подрядчиков (зал от А, кейтеринг от В, оборудование от С), так как в этом случае заказчик вынужден «дирижировать» и нести риски координации».

К слову, взаимодействие заказчика мероприятия (в данном случае – представителя туркопании) с отелем начинается задолго до самого события. И помимо кондиционера и удобных кресел, не менее важны удобство заказа и быстрота его документального оформления. «Если менеджер площадки не отвечает на емейл-запрос в течение дня и требуется несколько раз приезжать (привезти гарантийное письмо в оригинале, подписать оригинал договора, забрать инвойс, оформить акты и накладные), то таких залов мы избегаем, – отмечает Татьяна Белоусова. – Увы, в плане ордер-менеджмента (т.е. обработки заказа) большинство наших площадок забюрократизированы и плохо ориентированы на клиента. Разве нормально, что в рамках одного мероприятия приходится заключать 3–4 договора – на аренду, коммунальные услуги, оборудование и кейтеринг? И делать это при каждом заказе мероприятия даже в течение одного года? При этом работать минимум с двумя разными контактами – ивент-менеджером и администратором ресторана? Это неоправданная трата времени заказчиков. В этом плане остается надеяться только на вновь открывающиеся отели международных цепочек…»

У конференций своя сезонность

Сегодня площадки для различного спектра деловых мероприятий, особенно комфортабельные, востребованы чуть ли не круглый год. Правда, если в начале года по количеству запросов лидируют какие-то обучающие семинары, презентации новых продуктов и прочее, то в конце очередного календарного этапа компании все чаще собирают партнеров на подведение итогов, награждение лучших сотрудников и тому подобное. А вот январь и август в плане деловых мероприятий (причем не только в туризме) можно назвать месяцами делового затишья. Сравнивая наши площадки с аналогичными, к примеру в прибалтийских странах, специалисты отмечают ряд существенных отличий. «Например, наши отели никогда не дают скидок на конференц-услуги и аренду залов, и это весьма удивляет иностранных заказчиков, – добавляет Татьяна Белоусова. – В Латвии, если ты сотрудничаешь с отелем или даже только начинаешь знакомство, нормальная практика – хотя бы однократное предоставление конференц-зала в подарок. Конечно, в Риге более 100 отелей и несчетное число конференц-площадок, может, в этом секрет. Минску же пока не хватает площадок чисто количественно, есть дефицит на «горячие» периоды: март–май и сентябрь–ноябрь». Кстати, эксперты отмечают, что несмотря на все шероховатости (отсутствие специальных программам для регистрации участников, вопросы с распечаткой беджей, оформлением раздаточной продукции), цены на конференц-услуги в Минске не отличаются от европейских.

Семинар в «подземке», презентация на крыше, бизнес-завтрак в усадьбе

Если еще 5–10 лет назад выбор места для презентации (например, зимнего продукта турфирмы) в столице был невелик, то сегодня все изменилось. Туроператоры встречаются с коллегами и в отелях, и в ресторанах, и в усадьбах, и на гольф-полях. Выбор площадки, конечно, зависит от цели мероприятия и финансовых возможностей заказчика. К слову, отметим, что, несмотря на появившиеся в третьем тысячелетии вебинары и онлайн-конференции, встречи в «реале» также не потеряли своей актуальности. Сегодня «очные» и «заочные» деловые мероприятия гармонично дополняют друг друга. Например, сразу в двух режимах в Минске прошел семинар Tez Tour, посвященный горнолыжному отдыху. Кстати, в Москве семинар этого же туроператора прошел в горнолыжном комплексе «Снежком» –  погружение агентов в мир горнолыжного отдыха получилось практически стопроцентным. Вообще, что касается нестандартных площадок для проведения деловых туристических мероприятий, то Минск пока еще совсем не оригинален. Несмотря на наличие в городе некоего количества галерей, музеев, театров и ледовых дворцов – подобные объекты для продвижения того или иного туристического продукта используются по минимуму. Та же Ратуша, в которой порой проходят заседания столичных чиновников, практически (за редким исключением) не используется туристическими организациями. Среди причин, по которым подобные объекты не пользуются популярностью у туркомпаний, вероятно, все те же  бюрократические этапы согласований, а также отсутствие внятного предложения со стороны самих конференц-объектов. Собеседники TIO.BY отметили, что до сих пор нет ни одного печатного каталога, который объединил бы предложения по аренде конференц-залов в Беларуси или Минске. Подобная информация доступна специалистам только в онлайне – специализированные ресурсы, посвященные исключительно «аренде зала», в нашей стране уже есть.

Среди новых объектов, подходящих для семинаров, презентаций и форумов разного уровня, можно назвать открывшийся недавно после масштабной реконструкции Дом Ваньковичей (недалеко от Национальной библиотеки). Журналисты, уже успевшие побывать на нескольких презентациях в этом здании, отметили прекрасное оснащение и освещение (действительно, редкость для Минска!) презентационных помещений. К слову, звук и свет на некоторых столичных площадках порой оставляют желать лучшего. Последний пример – зал №2 для презентаций в павильоне «Белэкспо» на Янки Купалы. Когда в последний день выставки «Турбизнес» погода наконец-то побаловала солнышком, несладко пришлось именно тем, кто оказался в этом зале. Солнце не только «ослепило» участников туристических семинаров, но и сделало невозможной работу медиапроектора. Вообще, отсутствие современных выставочных площадей, в том числе и соединенных с конференц-залами, – это действительно довольно острая проблема для Минска.

Гораздо меньше вопросов возникает по поводу столичных рестораций и клубов, которые также довольно часто выступают в качестве площадки для того или иного делового туристического мероприятия. Бизнес-завтраки, travel-коктейли, пресс-ужины, а также награждения лучших агентов, презентации новых направлений успешно проходят в таких заведениях, как «Поющие фонтаны», Newman, «Миллениум» и других.

 

Мы попросили наших экспертов составить свой рейтинг минских конференц-залов.

Алина Скриба, «Санни Трэвел»:

– В формате небольших семинаров для турагентств в последнее время мы предпочитаем работать с отелем «Европа». Отличия этой пятизвездочной гостиницы – достаточно хороший менеджмент. А вот в плане более вместительных залов, начиная от 300 человек  выше, удовлетворить запросы Минск пока не в состоянии. Подобных залов столице очень не хватает. Возможно, большой конгресс-холл нового «Президент-Отеля» решит эту проблему. Помимо семинаров для агентов, наша компания проводит бизнес-завтраки для партнеров и клиентов в некоторых столичных ресторанах – уровнем сервиса, кухней и атмосферой данных заведений мы вполне довольны.

Татьяна Белоусова, airBaltic:

– Если говорить о самом распространенном количестве участников (до 50–60 человек), то за 7 лет чаще всего мы выбирали залы отелей «Европа» (по соотношению «цена–инфраструктура–кейтеринг–сервис» – это оптимальный вариант) и Crowne Plaza, неплохо работали с отелем «Минск». Вообще, в белорусской столице пока только в Crowne Plaza существует оптимальная модульная система конференц-залов, сконцентрированных в основном на одном этаже, благодаря чему эти залы можно объединять. В эконом-сегменте приемлемый опыт работы у нас был с залами гостиниц «Планета», «Беларусь» (до реконструкции). Кстати, в этом году мы уже успели поработать с новым «Президент-Отель» и, признаться, были удивлены тем, что в нем отсутствуют конференц-залы на 70–100 мест, на выбор здесь предлагаются только малые (до 50 мест) и большие (свыше 150 мест) залы. При этом отмечу, что деловые площадки этого отельного комплекса, конечно, оформлены достаточно презентабельно, и данный отель на сегодняшний день имеет самую респектабельную конференц-атмосферу. Что касается площадок для масштабных деловых мероприятий (залы свыше 200 мест), то отмечу здесь зал гостиничного комплекса «Юбилейная» (которому, конечно, срочно нужна реновация), а также Национальную библиотеку, Дом Москвы, Дом Профсоюзов на Мельникайте и Дворец Профсоюзов на Октябрьской площади, а также гостиницы «Виктория» и IBB (правда, к последним сложнее добираться).

Ольга Яковлева, «Топ-Тур»:

– Основная площадка для презентации продуктов компании «Топ-Тур», думаю, уже хорошо известна нашим коллегам и партнерам. Уже много лет наши основные мероприятия проходят в кафе «Березка». Что касается семинаров, презентаций коллег, то я не могу выделить в Минске что-то особенное. В принципе, все популярные конференц-залы минских отелей предлагают стандартный набор услуг. Лично мне очень импонирует конференц-зал отеля «Европа» – это светлое, просторное, комфортное помещение с прекрасной акустикой.


Новости по теме:

Турнавигатор

Вся история белорусского турбизнеса в газете «Туризм и отдых»   |   Активный отдых   |   Калькулятор отдыха   |   Горные лыжи   |   Агротуризм   |   Путеводитель   |   Экзотические направления   |   Путешествия по Беларуси   |   Самые оригинальные бани на белорусских агроусадьбах