Два дня напряженной работы вместило в себя свыше 3600  встреч и переговоров профессионалов, насыщенную образовательную программу, презентации, неформальное общение и совместный досуг около 800 представителей делового туризма – без преувеличения! – со всего мира.
На бизнес-мероприятие туристической индустрии сегмента b2b в этом году съехалось 170 приглашенных покупателей (hosted buyers). 
Из года в год событие стремительно наращивает обороты. В среднем динамика роста ежегодно составляет около 10 процентов. Цифры и факты говорят сами за себя: более 15 медиа-партнеров, 80 экспонентов, среди которых отели, конгресс-бюро, туристические компании и представительства, агентства DMC (Destination Management Companies – по приему и комплексному обслуживанию туристов), авиалинии, инсентив-агентства. 

Свои усилия в сотрудничестве с Convene 2016 объединили международные организации: IAPCO (Международная ассоциация профессиональных организаторов конгрессов), UNICEO (Объединенная сеть организаторов международных корпоративных мероприятий), МСХА (Международная ассоциация конгрессов и конференций), ACTE (Ассоциация корпоративных путешествий) и другие.

На пресс-конференции, посвященной открытию Convene, присутствовал мэр города Вильнюса Ремигиюс Шимашюс. Господин мэр также почтил своим присутствием и гала-ужин во дворце великих князей литовских, и церемонию вручения награды Travellers' Choice от TripAdvisor. Это подчеркивает то пристальное внимание, которое руководство города уделяет туризму в целом и MICE-туризму в частности. Ремигиюс Шимашюс не скрывал этого. Конгресс-туризм весьма полезен для развития города, признал он. 

Образовательная программа в этом году была как никогда содержательной и обширной: прошло 28 сессий, во время которых присутствующие обсудили злободневные вопросы и современные тенденции развития индустрии MICE-туризма. Это были вопросы как профессионального развития компании, так и личного профессионализма и проч. На эти сессии был доступ всем желающим, зарегистрировавшимся на сайте Convene. Для большего удобства посетителей трансляция с дискуссий была выведена на дополнительный монитор в фойе.

Для экспонентов же, у которых, как известно, в прямом смысле время – деньги, прямо в экспозиционном зале были организованы непродолжительные встречи с экспертами, на которых они имели возможность обсудить интересующие вопросы.

Стабильность и качество

Говорит директор Вильнюсского бюро конгрессов, глава администрации выставки Convene Иоланта Бенюлене:

«Наша цель – поддерживать стабильность и качество мероприятия, особенно это касается деловых встреч. А поскольку в них задействованы две стороны: поставщик услуг и потребитель, то насколько качественно сможет поставщик представить свои услуги и насколько серьезны намерения клиента, имеет ли он реальные планы что-то организовать в нашем регионе, – этому нам надо максимально способствовать. У нас было к отбору более 700 анкет-запросов на подтверждение от hosted buyers. И начиная с 1 сентября мы начали кропотливую работу. Проверяли не только по анкете, но и по сайту, по социальным сетям: аккаунту в Фейсбук, Linkedin. Здесь все, как на ладони: когда было последнее мероприятие компании, что оно из себя представляло. 

...У нас идут дискуссии, как вести себя с теми экспонентами, которые досрочно покидают рабочее место. Да, бывает, что встречи по расписанию выполнены, – и сотрудники уходят. У них не хватает мотивации. А вдруг именно в этот момент кто-то из не записавшихся предварительно захочет с ними пообщаться?! Считаю, что мы должны ставить в известность об этом директоров компаний, возможно, они инвестируют не в те кадры... А если такова политика самой компании, то мы вправе в дальнейшем отказать ей от участия в нашем мероприятии (представьте, бывает и такое!). 

В последнее время появляются запросы от других европейских стран о возможности выставиться на Convene. У нас есть такая категория как guest exhibitor – в прошлые годы в этом качестве были экспоненты и из Беларуси. Но мы планируем усложнить условия их участия: не хочется раздувать количество экспонентов, все же мероприятие надо контролировать! 

Наша главная цель – это продвижение в первую очередь Вильнюса как места для конгрессов и встреч. Одна из позитивных сторон нашего мероприятия: смотрите, середина февраля, а отели заполнены, и некоторые на все 100 процентов. Кстати, именно гостиницы с иностранным менеджментом первыми пошли нам навстречу, почувствовали необходимость такого ивента как Convene. Сегодня хочется сказать спасибо тем отелям, кто оказал нам поддержку в этом году: Art Hotel Moon Garden, Artis Centrum Hotels, Comfort Hotel LT, Holiday Inn Vilnius, Kempinski Hotel Cathedral Square, Novotel Vilnius Centre, Radisson Blu Astorija, Radisson Blu Hotel Lietuva».

Алеся Гладунчик, компания Travel Cоnnections, Беларусь, делится своими наблюдениями:

«Для того чтобы тебя приняли в качестве hosted buyer – участника такого мероприятия, – надо заполнить специальную анкету, которая поможет организаторам решить, твой ли это профиль, заслуживаешь ли ты тех трат, на которые они пойдут (оплата перелета, проживания и проч.). Анкета объемная и серьезная, особенно для новичков, в ней надо перечислить те мероприятия, которые ты проводил, дать координаты профессионалов, которые могли бы тебя рекомендовать. Это международная практика, касающаяся не только Convene, а подобных мероприятий по всему миру. Впоследствии анкеты будут уже менее объемными: к тебе уже присмотрелись, рекомендации получены. Экспоненты, кстати, после завершения события также пишут свои резюме организаторам: с кем встречались, были ли эти контакты полезными и что в дальнейшем из этого вышло. Ведь участие в таком мероприятии для них стоит достаточно дорого, поэтому организаторы проводят детальный анализ, высчитывая своего рода КПД. И каждый год, безусловно, здесь ждут новых посетителей, новые лица. Это прогрессивный вид сотрудничества, новый способ работы. Для Европы – вполне обыкновенная практика, там все уже перешли на подобный формат. 

Хочу отметить также очень удачный каталог Convene, который с каждым годом совершенствуется. Мы в своей практике Travel Cоnnections при организации воркшопов пытаемся повторить подобную форму, пускай и в гораздо меньшем объеме. Профиль участника, краткая характеристика деятельности, координаты, место для заметок – необычайно удобно!

В этом году администрация Convene, хоть и была готова принять до 10 человек из Беларуси, осушествить свои планы, увы, не смогла. Виной тому не только строгий отбор, но и нежелание или неумение наших компаний показать себя с лучшей стороны. Поскольку это выставка MICE-туризма, то и в твоей анкете должны были фигурировать MICE-мероприятия, которые ты проводил. И это не только масштабные конференции, ты мог обслужить группу в 10—12 человек, к примеру, в области той составляющей MICE, которая называется incentive. Ведь несложно заметить, что здесь присутствуют и отели, где всего 20 комнат, и целые конгресс-комплексы, обладающие номерным фондом на 400 и более человек. И выставка – это то место, где ты можешь пообщаться со всеми представителями инфрастуктуры MICE-туризма лично, глаза в глаза, подписаться, к примеру, на рассылку новостей, которые происходят в разных городах. И все это поможет тебе в дальнейшей работе».

Дмитрий Платков, компания «ВЛП»:

«Очень полезное мероприятие, особенно в свете тех новых программ, которые мы сейчас готовим! Формат понятный, я уже неоднократно участвовал в нескольких подобных форумах в Италии. И все же для меня кое-что в новинку. Я понял, что у балтийцев многие вещи не попадают в сеть, на сайтах ты этого не найдешь (разве что на национальных языках), а при живом общении выясняется, что есть много любопытных программ и возможностей. Я сам конкретно выбирал, с кем мне встречаться –  и это очень удобно. А поскольку все эти люди очень заинтересованы в сотрудничестве, они и подтвердили лично правильность моих идей. Это ценно, поскольку является мнением специалистов-профессионалов. Мне было предложено, как эти мои идеи развить, а также я получил несколько новых. В плане творчества и производства нового турпродукта по Прибалтике, который меня сейчас очень интересует, повторюсь, это очень ценное мероприятие».

Оксана Бичун, компания «Солвекс»:

«Я очень рада, что попала на Convene. Все настолько четко организовано, и чувствуется, что делается с любовью. В первую очередь этим демонстрируется уважение к туристической отрасли в соседней стране, а также весьма удачное частное и государственное партнерство. Могу назвать Convene, наверное, одним из самых эффективных форумов взаимодействия на рынке b2b, который дает возможность заранее подготовиться и конкретно организовать все свои встречи. Это весьма экономит время, и в результате, деньги, подстегивает и тебя задуматься о твоих перспективах и твоей стратегии. Хочу пожелать Convene и в дальнейшем продолжать собирать сильнейших игроков рынка».

Алексей Ванченко, вице-президент FIJET-Russia, главный редактор журнала «ТурПрофи», Екатеринбург, Россия:
«Полторы сотни баеров не дают скучать экспонентам (они, собственно, и не скучать в Вильнюс приехали, но вчера вечером многие еле дышали от усталости), перемещаются между стендами, ведут переговоры. Образовательная часть заполнена слушателями. И только ланч – ровно на час – прерывает этот бесконечный рабочий процесс. 
Честно говоря, именно здесь, на ?Convene, я в полной мере ощутил всю прелесть небольших специализированных ивентов. Участвуя в течение года в крупнейших международных выставках и форумах, я привык к немного другому ритму мероприятий. Оказывается, это возможно и в реальной жизни, а не только на бумаге. Все проходит исключительно по программе. Транспорт прибывает и отправляется точно по расписанию; все плановые сессии, встречи и так далее ни на йоту не выбиваются из графика; спикеры начинают и заканчивают свои лекции и обучающие программы минута в минуту...

В выставочном зале большие электронные часы показывают реальное время и отсчитывают пятнадцатиминутные сессии, извещая гонгом о том, что пришла пора закончить переговоры на одном стенде и перейти к другому. Все работает как единый отлаженный рабочий механизм, без остановок и пауз. 

Поэтому в первый вечер, после закрытия выставки, многие экспоненты от усталости с трудом могли разговаривать (ну они же приехали сюда работать!). Но при этой опустошенности все были довольны и готовы продолжать работу на следующий день с утра. 
Вся необходимая справочная литература, нужные расписания, графики и программы были у всех, на регистрационной стойке тебе могли ответить на любой вопрос и помочь в решении любой проблемы. Никаких накладок и сбоев за оба дня мероприятия! Это дорогого стоит.
И еще. Все понимают, насколько важен кейтеринг на выставках. Чтобы за короткое время участники могли нормально поесть или пообщаться за чашкой кофе...

На Convene все было организовано идеально. С самого утра и до закрытия без остановки работали две большие кейтеринговые зоны: общая и в hosted buyer lounge. Кофе (аппаратов шесть), соки нескольких видов, вода, не менее двух десятков десертов и закусок. Все для участников и гостей выставки бесплатно. И, конечно, потрясающие ланчи, не только обильные и разнообразные, но и представляющие традиционную литовскую кухню.

Здесь, на Convene, у меня родился новый критерий: литовская точность. И огромное спасибо организаторам за такие открытия!

И еще одно приятное открытие – на всей выставке ни одного не то что лишнего, даже малозаинтересованного участника не было. Ведь из 700 полученных заявок организаторы тщательно отобрали только 170 самых нужных участников».

Прием во дворце великих князей литовских

Вице-министр экономики Литвы Раса Норейкене привела весьма оптимистичные цифры, свидетельствующие о росте въездного туризма в Литву!

Белорусская делегация

...и эстонские коллеги...

...во время афтерпати в пабе RePUBlic

Линас Амбрашюнас и его супруга Рута (компания EthnoDesign) предлагают оригинальные сувениры из дерева, которые туристы с удовольствием увозят из Литвы...

Выбор путешественников –  Вильнюс!

В рамках мероприятия также прошла церемония вручения награды Travellers' Choice от TripAdvisor, уже второй год подряд ее был удостоен отель Kempinski Hotel Cathedral Square.

Представителей прессы пригласили на бизнес-завтрак отель Kempinski, где представитель TripAdvisor господин Томас Бангерт вручил почетную награду. Как я уже говорила, на церемонии присутствовал мэр города Вильнюса Ремигиюс Шимашюс.

«Это большая честь для нас быть отмеченными крупнейшим порталом для путешественников TripAdvisor как номер один в Литве и находиться среди 25 мест отдыха класса люкс в Европе. За это мы признательны своим гостям уже второй год подряд! – признал генеральный менеджер отеля Киз Хьювелинг и продолжил:  – Развитие подобного рода бесспорно оказывает влияние на выбор гостями не только отеля, но и временами – на выбор целого направления путешествия. И это заслуга всей нашей команды!»

В Каунас отправилась Юлия Дубицкая, «ВИП-турс»:

«Смысл поездки – продемонстрировать нам туристические возможности Литвы для MICE-туризма: отели, конференц-залы, история и культурное наследие. Надо отметить интерактивный элемент в экскурсиях, что становится особенно модным в последнее время. Пажайслисский монастырь и костел Воскресения Христова, Каунасский замок и музей Чюрлениса, Ратуша и археологический музей, драмтеатр и парк высоких технологий. Дегустации ликера и пива, замечательной литовской кухни.
Впервые в своей жизни я ужинала и ночевала в монастыре. 
Девизом мероприятия служат слова: «Для туризма нет границ!» Хочу отметить: Литва в полной мере готова к мероприятиям мирового масштаба! Подтверждением этому факту — организация ивента Convene на высочайшем уровне».

Загадываем желание: вернуться в Вильнюс! В том числе и на Convene 2017. Он состоится 8-9 февраля!