Что такое фамтрип?
Фамтрип (сокращенное от англ. familiarization trip), или «рекламник» (на профессиональном жаргоне) – ознакомительная поездка, информационный тур. Это неотъемлемая часть маркетинга, с одной стороны направленная на изучение туристического продукта и его продвижение, с другой – на поощрение партнеров или клиентов.
Кто выступает организатором и спонсором фамтрипов?
Обычно организаторами инфотуров выступают
- туристические ведомства (национального, регионального, муниципального уровня);
- операторы въездного туризма (DMC – Destination management companies);
- ведущие туроператоры-консолидаторы по определенному направлению;
- отели, их цепочки и ассоциации;
- авиакомпании, реже – паромные линии и железные дороги.
Как организовать продуктивный фамтрип, начиная от составления маршрута и списка участников до бронирования номеров в гостиницах и заказа обеда в ресторане?
Каких-либо существенных отличий в технологии организации инфотуров и создании собственно туристического продукта нет. Разница – в программе, которую можно сравнить со сбалансированным обедом (турпродукт) и дегустацией (инфотур). Все начинается с инициатора – стороны, которой этот инфотур «нужен». Именно он определяет, куда, кого, когда, по какой программе, с какой целью и на каких коммерческих условиях везти. Инициатор может сам выступать организатором или привлечь такового на всю программу или ее часть. В свою очередь, организатор вовсе не обязательно все услуги в рамках инфотура предоставляет сам и за свой счет, потому что необходимых элементов много и они редко находятся «в одних руках». «Свободный» характер турпродукта, который невозможно «монополизировать» одной структуре, так же предопределяет, что проводить инфотур без консолидации усилий и распределения затрат несколькими организаторами нецелесообразно.
Типовой инфотур состоит из следующих элементов: базовой транспортировки, местных трансферов, размещения, питания, экскурсионного обслуживания, культурной программы, а также информационных мероприятий и пакетов. Инициатор или организатор инфотура должен аргументированно представить концепцию инфотура участникам «концессии» для того, чтобы они поняли свою заинтересованность в приеме группы. Для этого им важно знать состав группы и потенциал отправляющего рынка по генерированию будущих продаж.
Иногда инфотуры «присоединяют» к выставкам, конференциям или воркшопам как «практическую часть» к «теоретической», или в качестве развлечения. Многие наши профессионалы побывали на ATB в Австрии, Buy Latvia, buy the Baltics в Латвии и других аналогичных мероприятиях, которые результативно продвигают туристические направления. Давно назрела необходимость подобного проекта и в Беларуси. Например, осенняя выставка постепенно «деградирует» в формате выездного туризма, однако отлично подошла бы для въездного. Это мог бы быть развернутый воркшоп белорусских инкаминг-компаний с вариантами программы, ориентированными на участников из разных стран. Иностранные туроператоры могли бы составлять свои каталоги, включая в них белорусский турпродукт, и таким образом представлять его уже на самых первых выставках, нацеленных на следующий сезон.
Давать советы по организации не возьмусь – этому учат на факультетах туризма, и секретного «ноу-хау» в этом нет. Приведу пример из своей практики.
Руководство проекта Евросоюза «Панорама Двина – Даугава» инициировало инфотур для скандинавских туроператоров и журналистов в Беларусь и обратилось к авиакомпании airBaltic с просьбой выступить местным организатором. Получив «заказ» на прием гостей из Швеции в 2006 году, мы скоординировали действия с компанией «АлатанТур», чтобы обеспечить наземный транспорт и экскурсии, а на себя взяли авиаперевозку, организацию информационного семинара и медиа-поддержку.
Сейчас мы завершаем подготовку фамтрипа в Мюнхен для корпоративных клиентов, в котором совмещаем функции инициатора и организатора, напрямую работая с принимающим отелем, маркетинговой службой аэропорта и туристической администрацией города.
В наших ближайших планах – инфотур для белорусских туроператоров и СМИ в Ригу и Юрмалу. Казалось бы, «все там были, все знают», но за прошедшие 2 года в стране произошли изменения – присоединение к Шенгенскому соглашению, затем кризис. Последнее обстоятельство, по идее, должно влиять на турпродукт негативно, но произошел позитив – цены на элементы турпродукта существенно снизились, в то время как еще до кризиса инфраструктура туризма в Латвии была существенно обновлена (в частности, построены десятки отелей, созданы центры активных видов отдыха). К тому же, в последнее время власти Риги делают очень многое для улучшения уровня и образа жизни в ней, безопасности и комфорта. Именно сейчас, в годы кризиса, вкладываются средства в продвижение Латвии за рубежом, активно работает городское управление по туризму, создан и развивается революционный бренд LIVE RIGA. Считаем, что все это нужно увидеть и накануне сезона-2010 по-новому взглянуть на турпродукт «Латвия».
В 2010 году, учитывая возросшую частоту на маршруте Минск – Рига, мы наконец видим реальную возможность не только организовать фамтрип для норвежских туроператоров (а Норвегия – это очень «денежный» и практически неиспользованный потенциал), но и перевезти будущих туристов. Ведь в прошлом году, по сообщениям шведских туроператоров, они не смогли направить группы в Беларусь именно из-за нехватки мест на наших бортах и переориентировали их на Украину (где также сэкономили на визах).
Как часто организуются фамтрипы? С какой частотой их следовало бы организовывать?
«Норматива» нет. Потребность зависит от задач, связанных с турпродуктом, количества направлений, и вашими представлениями об их развитии. Абсолютный минимум – один в год из расчета на направление, иначе ваши партнеры по дистрибьюции начнут забывать или вас, или продукт; появятся новые необученные менеджеры, устареет программа и начнет падать качество обслуживания клиентов. Представительство авиакомпании airBaltic в Беларуси за 3 года провело более 20 инфотуров – получается, один каждые два-три месяца. Чаще вряд ли возможно, а в «горячий сезон» инфотуры исключены.
Кого обычно приглашают в фамтрипы?
В инфотуры приглашают менеджеров туристических агентств и журналистов, причем считается, что объединять эти категории нецелесообразно, т.к. у них несколько различные профессиональные интересы. Если продукт концептуально новый для всех или для агента, который в этот продукт хочет «войти», лучше приглашать топ-менеджеров. Для регулярных, «рутинных» инфотуров, которые проводятся на уже существующем направлении, – менеджеров, на нем работающих. Отдельная категория – корпоративные клиенты и лидеры мнений, т.е. не будущие дистрибьюторы продукта, а его потребители или лица, влияющие на выбор.
Где можно узнать о готовящемся фамтрипе и как правильно подать заявку на участие в нем?
Сбор участников инфотура может быть открытым, если продукт массовый, а его организаторы не имеют сложившейся структуры дистрибьюции или хотят «вдохнуть» в него новую жизнь и привлечь новых партнеров. Когда характер продукта целевой (направлен на узкую группу потребителей), то организаторы хорошо представляют себе, кого из дистрибьюторов и партнеров хотят видеть и о чем с ними хотят договориться. В этом случае организатор делает именные приглашения.
Открытые инфотуры анонсируются в туристических СМИ или путем массовой прямой рассылки, в них всегда указаны условия участия и сроки подачи заявок. Если инфотур вас заинтересовал, постарайтесь подать заявку как можно раньше и напишите в ней больше сведений о своей компании, достижениях и планах, ваших продуктах и базе клиентов, и обязательно – какую цель вы ставите себе в данном инфотуре и что можете предложить организаторам со своей стороны. Поверьте, профессионально подготовленная заявка не останется незамеченной и при прочих равных условиях будет удовлетворена. Если вдруг вашей компании отказали, самой конструктивной реакцией будет спросить, каких факторов не хватило и какие критерии были ключевыми, чтобы усвоить урок на будущее.
Существуют ли особенные правила этикета для организаторов и участников фамтрипа?
Ничего особенного, что не нужно было бы учитывать в повседневной профессиональной жизни – быть пунктуальным, внимательным и вежливым. Знак дурного тона для участника – теряться, опаздывать, отклоняться от программы по личным делам, не предупреждая организаторов, «буйно» вести себя в не предусмотренных для этого местах, и т.д. С точки зрения профессии, необходимо проявлять максимальный интерес к представляемому продукту, собирать материалы, а с другой стороны – ненавязчиво, но достойно представлять свою компанию и себя как профессионала, как минимум иметь при себе визитки. Особо приятно, если участник приготовит для принимающей стороны пакет информации о своей компании и небольшой сувенир. Если после инфотура к вам обратятся организаторы или СМИ с просьбой обратной связи, обязательно расскажите, поделитесь фотографиями. Для организаторов очень важно не только соблюдать маршрут и расписание мероприятий, предоставлять участникам оговоренный уровень сервиса, но и стараться дать что-то сверх этого – например, делать какие-то приятные сюрпризы, а так же быть внимательным к участникам, их самочувствию, эмоциям, «считывать» их реакции.
Как часто сотруднику агентства следует принимать участие в фамтрипах?
Максимально часто, чтобы поддерживать информированность о продукте, но в здоровом балансе с текущей работой. В любом случае об этом позаботится работодатель.