Развитие такого направления, как деловой туризм, привело к появлению новых специалистов - тревел-менеджеров. В Беларуси их пока немного, но прогрессия наблюдается положительная. Конечно, нам еще далеко до России, где крупная специализированная конференция по деловому туризму прошла уже в шестой раз, но, отставая по размаху, наша деловая туристическая среда все-таки держит руку на пульсе времени. И помогает ей в этом авиакомпания airBaltic, которая в третий раз организовала в Беларуси конференцию по корпоративному тревел-менеджменту.

"Тревел-менеджмент в Беларуси развивается и количественно, и качественно, - отметила Татьяна Белоусова, глава регионального представительства авиакомпании аirBaltic в Беларуси. - На первой специализированной конференции мы просто попытались рассказать белорусским компаниям о такой фигуре в бизнесе, как тревел-менеджер, и его функциях. Уже в следующем году мы слушали очень интересные доклады реальных тревел-менеджеров компаний, которых на мероприятии было немного - всего трое. Тогда как на нынешней конференции среди 70 делегатов было не менее 10 тревел-менеджеров. И сегодня нам не приходится говорить о каких-то общих вещах - мы перешли от теории к практике, к скрупулезному изучению тонкостей работы, к подводным камням и скрытым возможностям. Конечно, Россия в плане развития тревел-менеджмента сильно шагнула вперед. А в Беларуси организацией специализированной конференции по этому поводу занимается даже не туристическая организация, а, по сути, зарубежная авиакомпания. Мы делаем это не ради увеличения доли клиентов - наши самолеты в нынешнем году заполнялись на рекордные 85-90%. Но как авиакомпания, перевозящая людей из пункта А в пункт Б, мы стремимся "обустроить" инфраструктуру этих пунктов (например, город и аэропорт Рига), "продвинуть" их как туристические и деловые дестинации, а также помочь профессионалу в продаже, а пассажиру - в удачной покупке нашего продукта "из А в Б". С точки зрения компании-заказчика, к управлению деловыми поездками нужно относиться серьезнее, ведь это немалые деньги. Ошибки в этой сфере стоят дорого - зачем тревел-менеджеру учиться на своих ошибках за счет компании-работодателя? Деловой туризм - это очень перспективное направление, от развития которого выиграет и рынок, и авиакомпании, и туристические предприятия".

Действительно, до финансового кризиса бизнес-туризм ежегодно прирастал на впечатляющие 30%, в то время как традиционный туризм - всего на 4%. Добавьте к этому тот факт, что бизнес-туристы тратят в три раза больше, чем обычные клиенты, и получите причину, почему туристическая сфера так заинтересована в развитии этого направления. Аббревиатура MICE - это сердце делового туризма: Meetings (деловые встречи), Incentive (поощрительные поездки), Conferences (конференции), Exhibitions (выставки) - именно эти направления обеспечивали в прошлом году бизнес-туризму общий оборот в 280 миллиардов долларов и высокие темпы прироста.

Интересно, что турфирмы, традиционно занимавшиеся организацией деловых поездок, к тревел-менеджерам - фактически своим конкурентам - относятся по-философски спокойно и "секретами ремесла" делиться не боятся. Сегодня тревел-менеджер вряд ли сможет заменить собой туристическое агентство. Во-первых, на начальном этапе ему понадобится помощь профессионалов - все-таки специальности тревел-менеджера у нас нигде не учат, а только секретарского или бухгалтерского образования может и не хватить в новом деле. Во-вторых, даже уяснив основные принципы организации поездок, тревел-менеджер в любой момент может столкнуться со сложной задачей, решить которую самостоятельно будет не в силах. В понимании турфирм тревел-менеджер должен в первую очередь быть "режиссером", который владеет информацией о потребностях и стандартах своей компании и способен набросать общий план поездки, а уж его претворением в жизнь заняться может туристическая компания.

Кстати, правильный выбор туристической фирмы - это тоже искусство, которому было посвящено несколько докладов. Белорусские компании все чаще начали проводить среди поставщиков нужных им услуг тендеры. Представители турфирм советуют тревел-менеджерам прежде всего проанализировать маршруты своего руководства. Если сфера его интересов находится в определенных городах или регионах, куда постоянно приходится "мотаться", есть смысл заключить корпоративное соглашение с наиболее часто используемой авиакомпанией. Преимущества такого договора были изучены на примере авиакомпании airBaltic. Так, ее корпоративные тарифы позволяют клиенту сдавать билет до и после даты вылета, менять даты и фамилии без доплат, получать корпоративный тариф бизнес-класса дешевле опубликованного бизнес-класса на 40% и при этом броня на билеты будет держаться авиакомпанией без ограничения и по твердой цене без рисков тарификации. Представители турфирм, поднаторевшие в нелегком деле организации командировок, в унисон убеждали начинающих тревел-менеджеров в правоте простой истины - самый дешевый тариф не всегда лучший. И если шефу вдруг понадобится вылететь на день раньше или на неделю позже, за замену "выгодного" билета можно будет заплатить деньги, превышающие его стоимость. "Дешево" не должно превалировать над "оптимально".

В случае, если руководитель по делам каждый раз отправляется в новое место, предугадать которое невозможно, соглашение лучше заключить с туристической фирмой. Конкурентные преимущества в этом вопросе имеют турагентства полного цикла - имеющие лицензию как на организацию путешествий, так и на продажу авиабилетов. У многих из них заключены специальные соглашения с основными авиакомпаниями, но если той, которая нужна вам больше всего, не окажется в списке, турагентство это исправит. Важный момент, который нужно учитывать тревел-менеджеру, выбирая фирму-исполнителя, - ее репутация и переговорная сила, то есть то, насколько она способна "выбить" для вас дополнительные скидки, преференции и бонусы у отелей и авиакомпаний. Выбор определенной турфирмы - дело непростое. В его основе может лежать или прежний опыт сотрудничества, или человеческий фактор ("там работает подружка"), или распоряжение руководителя (еще один подвид "человеческого фактора"), или выбор по рекламному проспекту. Однако оптимальным путем выбора можно считать все же тендер - он не исключает человеческий фактор на уровне "нравится/не нравится", но для его объявления нужно сформулировать интересы компании. И тут уже турфирмы призывают коллег быть занудными и придирчивыми: нужно вам получить ответ о наличии необходимых авиабилетов в течение 15 минут - так и пишите! Нужна поддержка 24 часа в сутки - указывайте отдельным пунктом! Очень важно понимать собственные корпоративные стандарты: каким классом летают ваши бизнес-путешественники, в отелях какой категории они останавливаются, какая аппаратура необходима им на месте. Все эти принципы должны быть изложены детально, как и то, насколько быстро вы ожидаете выполнения заказа, как часто требуете отчет о выполнении работы и, что тоже немаловажно, во сколько при этом оцениваете труд турфирмы.

Приятно, что многие важные вещи продвинутые белорусские тревел-менеджеры уже освоили на базе общего делового опыта. Так, например, многие из них изначально продумали и утвердили стандарты качества своей компании, занимаются постоянным анализом предложений на рынке и, конечно же, осуществляют контроль расходования бюджета. Для получения нужных знаний им пришлось проштудировать массу разнообразных источников, что потребовало немало времени и сил, зато дало им бесценный опыт. Для специалистов, которые занимаются тревел-менеджментом, и людей, пропустивших первые специализированные конференции, интернет-портал tio.by совместно с авиакомпанией airBaltic планирует создать электронную подборку материалов всех трех конференций. Следите за нашими обновлениями с 16 ноября!